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Ventajas

Analizamos primero las bondades de una jornada virtual, para contextualizar después los problemas que tiene hacerlo así. Como ya comenté, realizar y organizar actividades y partidas por internet no requieren de un espacio físico para desarrollarse, permitiendo además que cualquier persona con acceso a internet pueda participar.

El uso de herramientas ofimáticas también es otro punto a comentar: puedes tener la información en el formato que se desee y poder actualizar rápido tanto la programación como la disponibilidad de partidas o debates, cuando en una jornada “física” se limita mucha de estas posibilidades al emplear hojas donde los interesados deben apuntarse tras esperar colas (si las hay) o bien, deban estar antes de tiempo en el recinto de la jornada para poder inscribirse. Estas partidas físicas deben organizarse semanas antes de la jornada, cuando internet es un medio flexible que permitiría hacerlo incluso el mismo día del evento.

Desventajas

La principal desventaja, aunque parezca una tontería, es la recepción de material de editoriales para realizar sorteos y posterior envío a los beneficiados. No lo tuve en cuenta en mi jornada y es un coste importante si optas por organizar algo así sin gastarte un duro (si no quieres gastarte un duro, claro). En mi caso, hubo gente que se ofreció a enviar estos productos y hacerse cargo de los gastos de envío, pero fue algo a priori que no tuve en cuenta y pudo ser fatal (no me quiero imaginar que sería si yo tuviese que hacerlo con mis escasos recursos). Realmente lo que tuve que haber hecho, para no importunar a mis compañeros, es solicitar material en pdf o descuentos en tienda. Esto no hubiese pasado en una jornada física.

Por otra parte, aún hay gente que prefiere jugar de manera más tradicional y no le termina de gustar jugar por hangouts u otras tecnologías. Retransmitir partidas y que todos puedan verte tampoco es una situación que resulte cómoda para todo el mundo.

No todas las partidas son retransmitidas, por lo que es más complicado comprobar si se han realizado y quienes han participado para poder incluir esa gente en los sorteos. Personalmente, no me planteo obligar a la gente a retransmitir las partidas (o a usar un medio que permita estas retransmisiones) aunque sería una solución.

Puntos neutros

¿Una jornada virtual tiene más difusión o publicidad? No necesariamente. Los medios de difusión y publicidad son los mismos que en una jornada en físico y deben intentarse aprovechar al máximo, la única diferencia es la cantidad de spam que se genera, que si bien sí es publicidad para las jornadas, puede llegar a límites molestos y espantar a gente.

Ahora sí, las claves

Vistas las desventajas, ventajas y también los puntos neutros toca hablar sobre qué elementos se deben tener en cuenta y qué recomiendo con respecto a ellos. Algunos son aplicables a jornadas físicas o algunos son demasiado lógicos, pero eh, que no me pagan por esto.

Planificación: Apunta en una lista todo lo que debes hacer, selecciona lo que es más importante y cuándo debes realizarlo. Una jornada virtual no es una excusa para ser chapucero o improvisar sobre la marcha. Internet es un medio muy flexible y es menos estricto al respecto, pero deberías cumplir un planning y saber qué es lo que quieres. Evita pensar en caliente y date unos días para reflexionar. Pide siempre una segunda opinión y que otra gente con más experiencia pueda asesorarte.

Centralizar información: Las redes sociales están bien pero los interesados deberían poder acceder a un sitio donde consultar la información general para documentarse sobre las jornadas. Las redes sociales no permiten, por así decirlo, mantener esta información de manera permanente en un sitio visible así que busca la forma de crear una web (yo empleé google sites) o un blog (wordpress o blogger por ejemplo). Este sitio centralizado no debe estar saturado de información, es mejor abordar lo imprescindible para entender la jornada: cuanto más haya en la web o en el blog, más difícil es encontrar o poder discernir qué es lo fundamental para entender lo que estás organizando.

Presencia en redes sociales y cuentas para tu evento: Es un fallo que tuve en mi jornada. Tuve una gran presencia en Google Plus pero descuidé Facebook y Twitter y hubo gente que no se enteró, ¡menudo error! Intenta crear perfiles en las redes sociales y evita también emplear tu perfil personal ya que te llegarán cientos de notificaciones (de verdad, es una lata) que se mezclarán con las que tienes habitualmente y no se relacionan con el evento a organizar. Por comodidad, recomiendo crear un email para todo lo que tenga que ver con las jornadas, mejora mucho la gestión (fallo que también cometí).

Contactos: Mueve a la gente y que te ayuden de alguna forma. Si lo estás haciendo tú todo puedes tener problemas de conciliación entre tu vida laboral (o estudiantil) o familiar por lo que si la gente que conoces puede sugerirte cosas u ocuparse de algo, ¡bienvenido sea! Incluso estos contactos podrían tener páginas web u otras plataformas sobre las que puedes trabajar o, si conoces a trabajadores de editoriales, puedes garantizar su participación en las jornadas por ejemplo. En mi caso, me echaron un cable con los envíos, plataforma de pago (se recaudó dinero para fines benéficos) y con los logos (¡y no me cansaré de darles las gracias por ello!).

Editoriales: Puede que no te guste sus políticas o que ni te gusten sus productos, pero son un pilar del mundo del rol. Debes intentar ponerte en contacto con ellas, presentar lo que quieres hacer y pedirles colaboración (que ellos, con la de seguidores que tienen, puedan publicitar tu jornada ya es un éxito). Por otra parte, para promocionar sus productos pueden enviarte alguna cosilla, y los sorteos aunque parezca que no, son un aliciente para que los indecisos quieran participar. Este contacto con ellas debes realizarlo con al menos un mes de antelación (y yo diría al menos dos meses): Tienes que darles margen para que te respondan, envíen material o hablen con sus autores por si pueden participar.

Gastos de envío: Ojo con los gastos de envío, especialmente si pretendes que todos (incluyendo gente en el extranjero) puedan participar en sorteos. Que no te tiemble la mano al poner el aviso “envíos sólo a la península” o similares, no es una tontería lo que puede costar enviar según qué manuales con las condiciones adecuadas (paquete acolchado, agencias de mensajería…). Lo repito, porque casi me da un infarto cuando me acordé de ellos. Como ya dije, es una de las grandes desventajas de las jornadas virtuales: en las jornadas físicas el beneficiado recoge personalmente el regalo y de esto, te olvidas completamente.

Elige una buena fecha: Evita que coincidan con grandes eventos. Este mismo fallo lo tuve yo. Siempre hay jornadas, pero las hay más importantes y menos importantes y situar una jornada virtual cuando la gente aún se está recuperando de un gran evento, hace que se impliquen menos o que no les apetezca jugar otro fin de semana (especialmente los que tienen normalmente planes familiares).

Gestión de partidas: Vale, tienes todo montado. Tienes la fecha, estás hablando con editoriales y se empieza a difundir por internet lo que tienes entre manos. ¿Cómo gestionarás las partidas? Busca sistemas automatizados o que te den mucho margen de maniobra: es mejor que todo se haga por una misma vía, me explico, si todo es por email, que no se inscriban partidas por mensaje privado en una red social. ¿Qué? Sí, cometí este mismo error. Me enviaron por diversas vías las peticiones y para luego localizar información es más complicado, a esto se les sumó el hecho de que subía una a una las propuestas de partida a la web… ¡menudo lío para actualizar y eso que usaba google sites! Creo que es un punto fundamental: no lo dejes para el último día.

Feedback y autocrítica: Una vez realizada, pregunta a los participantes qué tal han ido y qué cambiarían. Cualquier mínimo detalle puede ser relevante y en un futuro hará que tus jornadas (si repites experiencia) mejoren. No te quedes de brazos cruzados pensando que lo que has organizado es genial, porque siempre hay fallos, ¡siempre! Y por supuesto, tienes que ser realista y también preguntarte qué pudiste hacer mejor.

De cara el futuro

Mi jornada (digo jornada porque era un único día) no fue la primera que se organiza virtualmente y más sin consideramos las que se realizan en el mundo de los videojuegos (normalmente ya no adquieren esta denominación) así que sería muy ingenuo pensar que en un futuro no habrá más. Creo que el número de jornadas virtuales irá en aumento por lo que, como recomendación final, me gustaría sugerir a los futuros organizadores que no piensen simplemente en organizar jornadas de rol genéricas, sino que busquen diferentes atractivos como temáticas específicas (vikingos, cowboys, etc), eventos principales (se recaudó para fines benéficos en mi caso), fechas específicas (homenaje a Blas de Lezo el día de su fallecimiento, por ejemplo) u objetivos (¿Record Guinness de partidas simultáneas por intenet?). E incluso me iría más allá y sugeriría el intentar hacer unas jornadas internacionales y contar con los roleros de habla inglesa.